5-5.お客様から直接個人情報を取得する際の注意点

　　　　　～理容室・美容室（美容院）経営の法律知識～

　個人情報取扱事業者が、個人情報を取得するルートとしては、

本人から直接、書面やホームページの画面入力によって、その本人の個人情報を取得する場合。
本人から直接、口頭など上記１．以外の手段によって、その本人の個人情報を取得する場合。
官報などの公開情報から、第三者を介さずに個人情報を取得する場合。
知り合いや名簿業者など、第三者を介して間接的に取得する場合。

　などが考えられると思います。本節では、このうちの１と２、つまり自店に来店されたお客様や、自店の広告・ホームページを見て問い合わせをしてきた方から、直接その本人についての個人情報をお預かりする際のルールについて説明します。

《１：書面やホームページの入力等により個人情報を取得する場合》

　まず、顧客名簿やカルテを作成するために、お店（個人情報取扱事業者とする）に来店されたお客様本人に住所・氏名などの個人情報を書いていただく場合や、自店のホームページのユーザー入力画面への打ち込み等により、閲覧者本人から直接個人情報を取得する場合には、「あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない」とされています。（ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要かある場合は、その必要はありません。）　その他、以下のような場合も同様です。

　○あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない場合

申込書・契約書に記載された個人情報を本人から直接取得する場合
アンケートに記載された個人情報を直接本人から取得する場合
懸賞の応募はがきに記載された個人情報を直接本人から取得する場合

　｢本人に対し、その利用目的を明示｣とは、本人に対して、取得した個人情報の利用目的を明確に示すことをいい、事業の性質や個人情報の取扱状況に応じて、内容がきちんと本人に伝わるような、合理的かつ適切な方法によらなければならないとされています。

　○利用目的を明示したといえる事例

利用目的を明記した契約書その他の書面を、相手方である本人に手渡し又は送付すること。（ただし、書面のウラ側に利用目的についての条項を記載する場合には、例えば、「ウラ面に利用目的が書かれていますよ」と伝えるか、又はオモテ面に「利用目的はウラ面に記載されている」旨を記載するなどの留意が必要）
ネットワーク上においては、本人がアクセスした自社のウェブ画面上などに、その利用目的を明記すること（ネットワーク上において個人情報を取得する場合には、本人が送信ボタン等をクリックする前等に、その利用目的が本人の目にとまるように、配置に留意する必要がある。利用目的の内容が示された画面に１回程度の操作でページを移すように設定したリンクやボタンを含む｡）

《２：電話による問い合わせなど、口頭で個人情報を取得する場合》

　次に、本人から直接、口頭など上記以外の手段によって、その本人の個人情報を取得した場合には、個人情報取扱事業者は、「すみやかに、その利用目的を、本人に通知し又は公表しなければならない」とされています。
　書面やホームページの入力による取得の場合との違いですが、書面やホームページの入力により個人情報を取得する場合には「あらかじめ」すなわち「個人情報を取得する前に」利用目的を「本人に対し明示」することが必要なのに対し、電話による問い合わせなど、口頭による個人情報の取得の場合には、「取得後、すみやかに」利用目的を「通知または公表」することが求められています。
　したがって、電話による問い合わせなど、口頭により本人の個人情報を取得する場合には、その利用目的は「すみやかな事後報告」でＯＫですし、店頭や自店のホームページなどで個人情報の利用目的を公表しているような場合には、必ずしも本人に対して、その個人情報の利用目的を直接告げなくてもいいことになります。

　｢本人に通知｣とは、本人に直接知らしめることをいいます。この通知は、事業の性質や個人情報の取扱状況に応じて、内容がきちんと本人に伝わるような、合理的かつ適切な方法によらなければならないとされています。

　○本人に通知したといえる事例

面談においては、口頭又はちらし等の文書を渡すこと。
電話においては、口頭又は自動応答装置等で知らせること。
離れている者同士の間においては、電子メール、ファックス等により送信すること、又は文書を郵便等で送付すること。
電話勧誘販売において、勧誘の電話においてロ頭の方法によること。
電子商取引において、取引の確認を行うための自動応答の電子メールに記載して送信すること。

　また、「公表」とは、一般の人々が知ることができるように発表することをいいます。公表に当たっては、事業の性質や個人情報の取扱状況に応じて、合理的かつ適切な方法によらなければならないとされています。

　○公表したといえる事例

自社のウェブ画面中のトップページから１回程度の操作で到達できる場所への掲載自社の店舗・事務所内におけるポスター等の掲示、パンフレット等の備置き・配布等
店舗販売においては、店舗の見やすい場所への掲示によること。
通信販売においては、通信販売用のパンフレット等への記載によること。

　ただし、例外として、利用目的の通知または公表が不要な場合もあります。

　○例外として、利用目的の通知・公表が不要の場合

利用目的を本人に通知し又は公表することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれかある場合
利用目的を本人に通知し又は公表することにより、その個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し又は公表することにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれかあるとき。
取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

　には、利用目的の通知・公表は不要となっています。

　なお、４．についての具体例として

商品・サービス等を販売・提供する場面で、お客様の住所・電話番号等の個人情報を取得する場合、その利用目的が当該商品・サービス等の販売・提供のみを確実に行うためという利用目的であるような場合
一般の慣行として、氏名・所属・肩書・連絡先等の書かれた名刺を交換する場合、その利用目的が今後の連絡のためという利用目的であるような場合（ただレダイレクトメール等の目的に名刺を用いることは自明の利用目的に該当しない場合があるので注意を要する｡）

　があげられます。その他、電話による問い合わせやクレームのように本人により自発的に提供される個人情報を取得する場合で、本人確認や問い合わせに対する回答の目的でのみ個人情報を取得した場合には、利用目的の通知・公表は不要となります。